Sono organizzato e me ne vanto – sono disorganizzato e ne vado fiero!

E voi da che parte state della barricata?

Ovunque vi troviate va bene, dovete solo imparare a spostare il focus dal “non riesco a fare tutto, e ora come faccio?” a “faccio a modo mio, ma consapevolmente, cercando di valorizzare quello che credo essere un mio disvalore e facendo emergere piuttosto le mie doti nascoste.

L’inventario della personalità

Ai miei clienti freelance che si ritrovano a fine giornata stanchi e insoddisfatti perché non sono riusciti, o peggio ancora pensano di non essere riusciti, a gestire tutti gli impegni assunti e immaginano già affranti  quello che li aspetterà domani: un cumulo di faccende che appaiono loro come una montagna impossibile da scalare, propongo di fare un “inventario della loro personalità”, di scriverlo o di immaginarlo, questo dipende dalla propensione del singolo, per cercare di indirizzare al meglio una o più caratteristiche che già possiedono e che ritengono responsabili della loro organizzazione/disorganizzazione.

Ecco un esempio di quello che potrebbe venir fuori dal vostro  inventario, vi riconoscete in una di queste personalità?

  • mi sento un po’ come “superman”, datemi una lista apparentemente impossibile di mansioni e la completerò alla velocità della luce;
  • mi sento ottimista, amichevole, chiacchierona e amante del divertimento, completo poche mansioni con risultati non sempre soddisfacenti;
  • sono calmo e costante, forse troppo prudente;
  • amo sostenere il gruppo, difficilmente dico no, accetto più mansioni di quelle che realmente potrei svolgere tranquillamente.

Fatto questo piccolo esercizio di solito nascono questi interrogativi:

  • Ho tutto? Oppure mi manca qualcosa?
  • Se mi manca, che cos’è? Come posso acquisirlo/impararlo?
  • Come utilizzare al meglio la caratteristica che oggi mi intralcia nella gestione del il mio tempo?

Poi si passa al “fare“: provare, studiare, imparare. E come?

Un esempio è abbinare quello che abbiamo trovato nel nostro inventario personale con le attività principali della giornata, NON TUTTE, sono sempre troppe credetemi, scoprirete che ne avete di più di quelle che utilizzate abitualmente e cosa ancora più importante che tutte non vi serviranno. Non ci credete?

Osservate attentamente la tabella che ha compilato durante un colloquio Paolo, un cliente avvocato, a cui ho chiesto il permesso di pubblicarlo:

qualità personali relazione qualità/tempo lavorativo pianificazione ottimizzazione del tempo a disposizione
molto abile nella lettura veloce il tempo che dedica allo studio, lettura mail e atti si dimezza rispetto ai tempi usuali dei colleghi Applico una riduzione del 50% al tempo medio che occorrerebbe e in quel tempo posso organizzare altro (ad es. dedicarmi alla comunicazione all’esterno)
carismatico i collaboratori e partners lo seguono con ammirazione – non è necessario  dedicare tempo all’attività di come gestire il team nessuna pianificazione zero tempo e quindi più tempo per altro
allegro il rapporto con il cliente non è quasi mai problematico, nessun tempo di preparazione per gli incontri nessuna pianificazione zero tempo e quindi più tempo per altro
volubile il cambio di rotta nelle scelte professionali (tipologia cliente/scelta del settore su cui operare/localizzazione dello studio variabile/turnover rapido dei collaboratori e dipendenti…) occupa molto tempo analizzo cosa ha portato questa caratteristica di positivo e negativo e capisco cosa tenere o meno di essa e in ogni caso so che occupa tempo, quel tempo che ho risparmiato con le qualità precedenti
irrequieto impiega tempo ad avere la giusta concentrazione e a mantenere la calma in situazioni di attesa o negoziali Paolo su questa caratteristica ha deciso di lavorare impiegando lo stesso tempo in attività corporee che lo possano aiutare a ridurla

A che serve tutto questo?

Dopo averla letta e interiorizzata Paolo è riuscito a :

  • Gestire in modo ottimale le scadenze;
  • Ridurre i tempi di esecuzione degli adempimenti;
  • Ridurre lo stress da lavoro;
  • Ottenere maggiore soddisfazione professionale;
  • Ridurre i costi fissi di studio;
  • Aumentare il fatturato e gli incassi;
  • Avere più tempo per sé.

Come?

Paolo mi ha detto di aver iniziato così:

Ha individuato un’attività giornaliera da svolgere, si è dato un tempo durante il quale completarla, e l’ha dimezzato. Diciamo che si è dato  45 minuti per lavorare a quella pratica che nella sua mente, per l’esperienza passata, avrebbe comportato un’ora e mezza. Si è organizzato in modo che in quei 45 minuti la sua attenzione fosse solo su quello che voleva realizzare e nient’altro: telefono spento, notifiche disattivate, nessun disturbo.

La sua parola chiave è stata: protezione da interruzioni e distrazioni. I 45 minuti sono stati sufficienti e Paolo ha impiegato i restanti 45 minuti di un tempo per incontrare un nuovo cliente a cui continuava a rimandare l’appuntamento, appunto per mancanza di tempo.

Individuare la priorità della giornata lavorativa, dimezzare il tempo che nella nostra mente richiede, proteggerla da disturbi e sollecitazioni esterne,  è fondamentale per la gestione del tempo e l’efficacia personale.

Ognuno può trovare la propria strategia, uno strumento che aiuti a pensare, ad organizzare il proprio pensiero, ragionando per obiettivi, che consenta di pensare strategicamente per gestire le varie attività nel tempo a disposizione.

Affermava lo scrittore Stephen Littleword: “Non è mail solo questione di tempo, ma è di saper usare il tempo” e io aggiungo interrogarsi sul “valore” e sul “significato” che diamo al tempo, ancor prima di volerlo gestire.

Provate a fare il vostro “inventario”, una radiografia dei vostri tratti personali, a collegarlo poi alle attività professionali di una giornata lavorativa “tipo”, sarete così in grado di avere una visione più ampia rispetto alla questione tempo impiegato, tempo sprecato e tempo che rimane…buon lavoro e vi assicuro che questo esercizio riuscirete a farlo in …POCO/TANTO tempo, a voi la risposta!

E infine, non dimenticatevi di fare una revisione della strada fatta, solo così potrete farne ancora di più!

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